Ce n’est un secret pour personne que la plupart des avocats pourraient utiliser quelques heures supplémentaires chaque jour de travail. Le Rapport sur les tendances juridiques 2020 a affirmé que l’avocat moyen effectue seulement 2,5 heures de travail facturable par jour. Même si personne ne peut ralentir le temps, les avocats avisés peuvent accroître leurs capacités en exploitant des stratégies et des outils pour améliorer la productivité. Ces stratégies incluent la délégation de tâches non facturables à des parajuristes à distance pour un soutien flexible si nécessaire.
Par assumer diverses tâches juridiques substantielles et superviséesles parajuristes expérimentés peuvent réduire considérablement la charge de travail des avocats et augmenter leur disponibilité pour les heures facturables. Dans le même temps, les parajuristes à distance peuvent aider les cabinets à réduire les coûts, car ils n’exigent pas les mêmes taux horaires plus élevés que les avocats. Les avocats peuvent bénéficier de services parajuridiques virtuels externalisés et à la demande pendant les périodes à volume élevé. En effet, les avocats n’ont pas à supporter les coûts permanents liés à l’embauche de personnel supplémentaire pendant les périodes de ralentissement des affaires.
Vous vous demandez si les parajuristes externalisés à distance pourraient convenir à votre entreprise ? Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les services parajuridiques virtuels et sur la manière dont ils peuvent aider votre cabinet d’avocats à devenir plus efficace et plus rentable.
Qu’est-ce qu’un parajuriste à distance et comment se compare-t-il aux assistants juridiques virtuels ?
Les parajuristes virtuels et les assistants juridiques virtuels sont similaires car ils :
Travaillez à distance (souvent depuis votre domicile) pour aider les cabinets d’avocats à fonctionner plus efficacement
Contribuez à réduire la charge de travail des avocats en assumant des tâches non facturables
Cependant, les deux rôles diffèrent par le type et l’étendue du travail qu’ils peuvent assumer.
Parajuristes à distance: UN parajuriste est un professionnel du droit possédant les compétences et l’expérience nécessaires pour entreprendre un travail juridique de fond spécifiquement confié et supervisé par un avocat agréé. De plus, un parajuriste à distance est un type de parajuriste qui travaille à distance, souvent en sous-traitance, parajuriste indépendant. Un parajuriste virtuel peut potentiellement examiner les dossiers des clients, effectuer des recherches juridiques, interroger des clients, rédiger certains documents écrits, etc. sous la direction d’un avocat.
Assistants juridiques virtuels: Assistants juridiques virtuels se concentrer sur les tâches administratives courantes pour le compte d’un cabinet d’avocats. Les tâches typiques d’un assistant juridique virtuel peuvent inclure la planification de rendez-vous et de réunions, la gestion des communications avec les clients, la facturation et la gestion des contacts.
Les parajuristes peuvent-ils travailler à distance ?
Les parajuristes peuvent travailler à distance à condition qu’un avocat les supervise correctement. De plus, les parajuristes (et les cabinets d’avocats) doivent disposer de la capacité technologique nécessaire pour faciliter le travail à distance sécurisé. Notez que les avocats doivent superviser tous les parajuristes puisque les parajuristes ne peuvent pas pratiquer le droit. Étant donné que les parajuristes virtuels offrent leurs services à distance, les parajuristes virtuels doivent communiquer avec leurs clients, avocats et cabinets d’avocats via des canaux de communication sécurisés. Ces canaux de communication incluent des e-mails cryptés et des logiciels basés sur le cloud.
De quelle accréditation disposent les parajuristes à distance ?
Les parajuristes à distance doivent être des parajuristes. Les parajuristes à distance peuvent acquérir leur expérience en apprenant sur le tas, en suivant une formation ou une certification parajuridique formelle, ou les deux. Par exemple, NALA et NFPA sont des programmes de certification réputés pour les parajuristes.
Pour en savoir plus sur les lignes directrices destinées aux avocats travaillant avec des parajuristes, vous pouvez consulter le Lignes directrices modèles de l’ABA pour l’utilisation des services parajuridiques.
Note: Certains États ne certifient ni n’autorisent les parajuristes, tandis que d’autres États exigent que les parajuristes soient certifiés. C’est pourquoi il est essentiel de vérifier et de respecter les règles de votre état avant d’embaucher un parajuriste virtuel (ou tout type de parajuriste).
Comment les avocats peuvent-ils bénéficier de parajuristes externalisés à distance ?
Travailler avec des parajuristes peut aider les avocats à améliorer leur pratique en général. Mais les parajuristes externalisés à distance, qui offrent un soutien plus flexible, peuvent bénéficier aux avocats des manières supplémentaires suivantes :
1. Gagnez du temps et consacrez plus de temps au travail facturable
Le nombre d’heures qu’un avocat peut travailler dans une journée est limité. Déléguer les aspects juridiques de fond appropriés à des parajuristes qualifiés permet à un avocat de gagner du temps pour se concentrer sur le travail facturable ou sur les clients. Les parajuristes à distance externalisés peuvent alléger certaines tâches de la tâche d’un avocat pour gagner du temps pendant les périodes chargées, où ces heures ciblées sont cruciales pour les avocats.
2. Économisez de l’argent
Lorsque votre cabinet est occupé, les parajuristes supervisés peuvent économiser de l’argent à votre cabinet en effectuant un travail juridique de fond à un tarif inférieur à celui des avocats. Les parajuristes peuvent également améliorer la productivité, ce qui conduit finalement à meilleur flux de trésorerie pour les cabinets d’avocats.
Toutefois, certaines entreprises n’auront peut-être pas besoin de embaucher un parajuriste à temps plein : c’est là que les parajuristes externalisés à distance offrent une opportunité unique de réaliser des économies. Se tourner vers des services parajuridiques virtuels externalisés au lieu d’embaucher un parajuriste interne à temps plein peut être un meilleur choix financier. En rémunérant les entrepreneurs externalisés selon vos besoins, vous économisez sur les dépenses à temps plein. Cela signifie que vous n’avez pas à vous soucier des vacances de votre parajuriste externalisé. Vous ne payez pas non plus pour les périodes creuses pendant lesquelles votre parajuriste n’aurait pas grand-chose à faire.
3. Répercutez les économies de coûts sur les clients
Économiser de l’argent en faisant appel à des parajuristes n’est pas seulement bon pour les résultats financiers de votre entreprise : cela peut aussi être une opportunité de réaliser des résultats. un meilleur parcours client et l’expérience.
Lorsque vous faites appel à un parajuriste virtuel pour effectuer des tâches non facturables à un tarif inférieur à celui d’un avocat, vous économisez de l’argent. En répercutant ces économies sur les clients dont la facture est inférieure, vous pouvez fournir les mêmes services à un prix inférieur. Des honoraires d’avocat réduits vous aident en fin de compte à offrir à vos clients une meilleure expérience client.
4. Exploitez un plus grand vivier de talents
Les parajuristes sont polyvalents et possèdent un large éventail d’expériences, de formations spécialisées et de compétences. De plus, les parajuristes peuvent avoir une vaste expérience dans un domaine de pratique spécifique ou une expérience de travail avec la technologie juridique. C’est pourquoi les compétences et l’expérience des parajuristes peuvent profiter aux avocats et stimuler l’innovation dans les cabinets d’avocats.
Des services comme Embaucher un écuyer peut mettre en relation des cabinets d’avocats avec du personnel juridique indépendant qualifié à la demande, comme des parajuristes. Dans le même temps, ces services parajuridiques externalisés peuvent vous aider à adapter les talents aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Comment travailler avec un parajuriste à distance
Travailler avec un parajuriste comporte des défis et des responsabilités spécifiques pour les avocats. Plus particulièrement, il incombe toujours à l’avocat agréé d’attribuer du travail et de superviser tout parajuriste. Mais les avocats peuvent prendre des mesures pour rendre leur relation de travail avec les parajuristes à distance aussi efficace et productive que possible. Considérez ces conseils :
1. Utilisez la technologie juridique basée sur le cloud
Lorsque vous travaillez avec un parajuriste virtuel externalisé, la technologie juridique basée sur le cloud est cruciale pour collaborer et communiquer de manière fluide et efficace lorsque travailler à distance.
La technologie juridique basée sur le cloud peut également contribuer à faciliter sécurité des données lorsque vous travaillez à distance avec un parajuriste, ce qui est essentiel lorsque vous travaillez avec des documents et des données clients sensibles.
Chaque fois que quelqu’un travaille pour le compte de votre entreprise, il doit utiliser des canaux de communication cryptés sécurisés pour assurer la sécurité et la confidentialité des informations sur les clients. La transmission de fichiers via des e-mails non cryptés rend les données vulnérables. Un logiciel basé sur le cloud comme Clio aide à protéger les informations des clients et les données de l’entreprise via plusieurs fonctionnalités et protocoles de sécurité.
2. Assurez-vous que votre parajuriste à distance répond aux besoins de votre cabinet d’avocats
Lors de l’embauche pour un poste en interne, vous examinerez minutieusement un candidat. L’embauche d’un parajuriste à distance externalisé ne devrait pas être différente. Prenez le temps de réfléchir aux antécédents et aux caractéristiques spécifiques dont un parajuriste à distance aurait besoin pour s’intégrer parfaitement à votre entreprise. Tenez compte des compétences technologiques et de l’expérience avec les logiciels, en plus d’autres besoins. Par exemple, une expérience dans votre domaine de pratique spécifique.
3. Tenez compte de votre style de travail et de gestion
Puisque vous travaillerez avec un parajuriste à distance, vous devez également réfléchir à votre style de gestion afin de pouvoir trouver des parajuristes qui vous conviennent. Pensez à la façon dont vous préférez déléguer le travail et à la façon dont vous préférez communiquer avec vos collègues et les membres du personnel.
4. Définissez des attentes claires
Même si les cabinets d’avocats peuvent bénéficier de parajuristes virtuels pour couvrir de lourdes charges de travail selon les besoins, les fluctuations entre un volume élevé et des périodes creuses peuvent être stressantes pour les parajuristes. Pour maintenir une relation de travail mutuellement efficace et bénéfique avec les parajuristes à distance, vous devez définir des attentes claires dès le départ. Après tout, un parajuriste souffrant d’épuisement professionnel des parajuristes est une perte pour toutes les personnes impliquées.
En décrivant clairement vos attentes dans des domaines clés tels que les délais et l’étendue du travail, vous pouvez donner aux parajuristes à distance un meilleur sentiment de contrôle et des paramètres plus définis à respecter.
5. Établir des canaux de communication clairs
De même, des canaux de communication clairs sont essentiels pour travailler à distance avec un parajuriste externalisé. Établir comment vous communiquerez et à quelle fréquence vous vous attendez à communiquer avec eux dès le début. Par exemple, par e-mail pour les enregistrements et via une plateforme de visioconférence spécifique pour les appels.
6. Restez organisé en établissant des processus et des flux de travail
Chaque cabinet d’avocats peut faire les choses différemment, vous ne pouvez donc pas supposer qu’un parajuriste à distance comprendra automatiquement vos processus préférés. Étant donné qu’un parajuriste à distance externalisé n’est pas un membre permanent du personnel, il est particulièrement essentiel d’établir des processus et des flux de travail clairs, afin qu’il sache comment les choses fonctionnent dans votre cabinet. Par exemple, en décrivant les applications et les outils que votre cabinet d’avocats utilise et à quelles fins.
En prenant le temps d’établir des processus clairs et d’intégrer des parajuristes virtuels, vous pouvez contribuer à créer un environnement de travail plus fluide et plus transparent.
7. Donnez des instructions claires
Donnez la priorité à des instructions claires et détaillées pour toutes les tâches que vous assignez à un parajuriste distant externalisé. Parce que vous travaillez dans un environnement virtuel, les risques de problèmes de communication involontaires sont plus nombreux. Soyez donc explicite lorsque vous attribuez des tâches aux parajuristes afin de leur permettre de réaliser plus facilement la tâche conformément à vos normes.
Votre cabinet d’avocats peut bénéficier d’un parajuriste externalisé à distance
Réussir en tant qu’avocat ne signifie pas nécessairement se submerger de travail. Utilisez les bonnes ressources pour aider votre entreprise à devenir plus productive pendant les périodes de pointe.
Avec l’aide du moderne technologie juridique basée sur le cloudles avocats peuvent embaucher des parajuristes à distance pour les aider dans leur travail juridique de fond. Pour les cabinets qui n’ont pas besoin d’une assistance parajuridique à temps plein, un parajuriste virtuel externalisé peut aider les avocats à effectuer un travail juridique non facturable selon les besoins. De cette façon, les parajuristes externalisés peuvent faire gagner du temps et de l’argent aux avocats, et les avocats peuvent répercuter ces économies sur leurs clients.
Bien qu’il soit important de choisir soigneusement les parajuristes à distance pour garantir une bonne adéquation, les services parajuridiques virtuels offrent l’avantage supplémentaire de présenter un plus grand vivier de talents. Vous pouvez embaucher des parajuristes virtuels issus d’horizons et de niveaux d’expérience variés pour répondre aux besoins uniques de votre cabinet d’avocats.
Nous avons publié cet article de blog en septembre 2024. Dernière mise à jour : 2 octobre 2024.
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