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La plupart des cabinets d’avocats disposent d’une mine d’or de données désordonnées et peu fiables. À quels chiffres pouvez-vous faire confiance ? Voici comment obtenir des mesures fiables pour les cabinets d’avocats.
En tant que directeur financier, je vis dans les données. C’est la différence entre une prise de décision rapide et confiante et cette lente et nauséabonde spirale d’indécision. Et pourtant, même en 2025, la plupart des cabinets d’avocats sont toujours aux prises avec une question simple : quels sont nos revenus ?
À quels chiffres pouvez-vous faire confiance ?
Cela semble basique. Cela devrait être basique. Mais demandez autour de vous et vous obtiendrez trois numéros différents. QuickBooks dit une chose. Le système de gestion de cabinet (PMS) en dit un autre. Et puis il y a cette fameuse feuille de calcul dont tous les propriétaires de cabinets d’avocats jurent qu’elle est la « vraie vérité ».
Et juste comme ça, nous sommes dans le terrier du lapin. Quel numéro est le bon ? Pourquoi ne correspondent-ils pas ? Puis-je faire confiance à tout cela ? Si nous ne parvenons même pas à nous mettre d’accord sur les revenus, qu’est-ce qui nous trompe d’autre ?
Ce moment, où les chiffres ne s’alignent pas, est le point pivot. Soit vous redoublez d’efforts pour résoudre le problème, soit vous continuez à vivre dans le chaos des données, en remettant constamment en question chaque décision.
Voici la dure vérité : si vos données ne sont pas exactes, elles ne sont pas utiles. Et à l’heure actuelle, la plupart des entreprises disposent d’une mine d’or de données désordonnées, cloisonnées et peu fiables.
La bonne nouvelle ? Ceci est réparable.
Indicateurs des cabinets d’avocats : pourquoi tant de chaos ?
Tout d’abord, parlons de l’origine du chaos.
Chaos terminologique
Les données des cabinets d’avocats résident dans plusieurs systèmes : votre CRM suit les prospects, votre PMS gère les dossiers, QuickBooks gère vos finances et peut-être avez-vous intégré des outils tels que CallRail ou un système téléphonique VOIP pour le suivi des communications. Chaque système parle son propre langage. Aucun d’entre eux ne se synchronise par défaut.
Alors, quand on essaie de donner un sens à tout cela, c’est comme traduire cinq dialectes à la fois. Et si vos systèmes ne sont pas intégrés, vous ne prenez pas de décisions stratégiques : vous luttez contre les incendies.
La base de données propres et utiles est l’intégration. Mais l’intégration n’est pas qu’un travail technique. Cela commence par le langage et la logique. Si votre CRM qualifie un nouveau prospect d’« opportunité » et que votre PMS l’appelle « nouveau client potentiel », vous êtes déjà en difficulté.
Première étape : des conditions cohérentes
Vous avez besoin de termes cohérents dans tous les systèmes. Un nom. Un sens. Partout.
Cela semble fastidieux, mais ce n’est pas facultatif. Pensez-y comme à une rédaction juridique. Les mots comptent.
L’ambiguïté tue la clarté.
Deuxième étape : cartographie des processus
Une fois que vous avez aligné la terminologie, l’étape suivante est la cartographie des processus. Suivez littéralement ce qui arrive à une donnée lorsqu’elle circule dans votre entreprise. Une nouvelle piste arrive. Et alors ? Il est attribué, suivi, converti, intégré, facturé, clôturé. Où vont ces données ? Qui le touche ? Où ça casse ?
Cartographier votre processus n’est pas seulement une question d’optimisation. C’est une question de visibilité. Vous ne pouvez pas réparer ce que vous ne pouvez pas voir.
Enfin, une source unique de vérité
Après cela, il est temps de créer une source unique de vérité. Ce n’est pas une métaphore. C’est un tableau de bord.
Un tableau de bord réel, visuel et automatisé
Des outils comme Power BI et Domo ont été conçus pour répondre précisément à ce problème : extraire des données en direct de plusieurs systèmes, réconcilier les différences et les présenter dans un format qui vous aide à prendre des décisions éclairées.
Oubliez les feuilles de calcul pleines de chiffres. Vous avez besoin d’indicateurs à code couleur. Le vert signifie y aller. Le jaune signifie creuser. Le rouge signifie agir maintenant.
Voici ce que ce tableau de bord devrait inclure :
Un ou deux chiffres qui surveillent vos prospects et votre efficacité marketing. Peut-être la « portée du public » et les « premiers contacts ». Quelques chiffres clés qui évaluent l’efficacité des ventes. Le « taux de conversion » est un bon terme. De plus, vous souhaiterez peut-être suivre les « nouveaux dossiers », les « dossiers signés » ou la « valeur moyenne des nouveaux dossiers » si vous utilisez des tarifs forfaitaires. Maintenant, vous voulez regarder votre peuple. Sont-ils productifs ? Si vous facturez à l’heure, vous souhaitez absolument suivre les « WIP » (heures travaillées) ; Les entreprises à forfait peuvent utiliser quelque chose comme « pétitions déposées » ou « demandes soumises ». Pour les sociétés de prévoyance, nous aimons utiliser le « pourcentage de cas » dans les limites de la tolérance. Cela signifie quel pourcentage de dossiers avancent dans les délais et lesquels sont bloqués ? Incluez quelque chose qui vous aide à comprendre la « capacité » de l’entreprise. Combien de cas avez-vous ? En avez-vous trop, pas assez, ou juste le bon nombre de personnes qui y travaillent ? Et combien de temps cela va-t-il durer ? Nous ne pouvons pas oublier les clients. Sont-ils heureux ? On me dit tout le temps que cela ne peut pas être mesuré, mais c’est possible. J’ai un client dont le parajuriste répond furtivement à une ou deux questions d’enquête à chaque interaction, afin qu’il ait toujours des données. Et enfin, vous devez suivre au moins quelques chiffres liés à l’argent.
Suivez l’élan et le mouvement
Lors de la configuration de votre tableau de bord, assurez-vous de pouvoir voir 13 semaines glissantes d’historique à la fois. Pourquoi 13 semaines ? Parce que les tendances ne se révèlent pas en instantanés. Vous devez voir l’élan, pas seulement le mouvement.
La clé ici est l’automatisation. Si quelqu’un met manuellement à jour une feuille de calcul chaque semaine, vos données ne sont pas exactes et vulnérables. Vous avez besoin de synchronisations quotidiennes (ou horaires). Laissez le logiciel faire le travail. Votre équipe doit interpréter les données et non les nettoyer. C’est là que les erreurs se produisent.
Pour plus de détails, lisez l’article de Brooke, « Que devrait figurer sur le tableau de bord de votre cabinet d’avocats ».
Rendez les données de votre cabinet d’avocats à nouveau sacrées
Bien sûr, rien de tout cela n’a d’importance si personne ne fait confiance aux chiffres. Lors du déploiement, exécutez vos tableaux de bord parallèlement à vos anciens rapports existants. Trouvez les discordances. Retrouvez-les. Renforcez la confiance en montrant votre travail. Et assurez-vous qu’il existe une piste d’audit. L’intégrité des données nécessite une responsabilité.
Conseil : Lorsque vous partagez l’accès aux données, veillez à ce qu’il soit spécifique au rôle. Votre équipe d’accueil n’a pas besoin de détails de facturation. La plupart des avocats du cabinet n’ont pas besoin de mesures marketing. Personnalisez les vues par rôle. Cela permet de rester concentré et de conserver les informations sensibles à leur place.
En fin de compte, le travail d’un directeur financier consiste à clarifier les décisions. Des données propres et intégrées constituent le fondement de cette clarté. Cela permet à une entreprise de fonctionner avec rapidité et précision. Fini les décisions lentes et anxieuses. Plus besoin de voler à l’aveugle.
En tant que propriétaire d’un cabinet d’avocats, vous n’avez pas besoin de plus de rapports. Il vous en faut de meilleurs. Et ceux-ci commencent par un ensemble de chiffres clairs auxquels tout le monde croit.
Les avocats travaillent sans relâche pour développer leur pratique et commencent à prendre conscience que ces entreprises ont de la valeur.
Dans Exit On Top, la conseillère financière Brooke Lively aborde les aspects pratiques de la création d’un cabinet d’avocats facile à vendre, en fournissant la feuille de route et les outils qui vous permettront de… sortir par le haut. Apprenez-en davantage sur www.ExitOnTopBook.com.
Conseils de cabinet d’avocats plus rentables de Brooke Lively
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