Auteur : Lars Vandecasteele (De Groote – De Man)
Le 19 août, nous célébrons la Journée de la photographie. C’est le moment idéal pour réfléchir aux règles qui entourent l’utilisation des photos de salariés au sein des entreprises. Dans la pratique, nous constatons que les services RH et marketing ne savent souvent pas clairement comment et ce qui est autorisé selon le RGPD et le droit au portrait. Dans ce blog, Lars Vandecasteele, avocat en Data, Tech & Entertainment, explique ce que vous devez savoir en tant qu’employeur et employé.
Ce qui est autorisé par le RGPD : « Besoin d’avoir » vs. «C’est agréable d’avoir»
Lors du traitement des données personnelles pour la politique du personnel, il existe deux catégories : « nécessaire » et « agréable d’avoir ».
1. Besoin d’avoir
Si votre entreprise utilise un système de badges pour identifier le salarié, il va de soi que la photo du salarié est obligatoire. Dans de tels cas, il s’agit d’un traitement essentiel et l’entreprise peut se prévaloir d’un intérêt légitime, à condition que les salariés soient bien informés et puissent s’y opposer.
2. Agréable à avoir
Cela concerne des traitements qui ne sont pas cruciaux, comme la marque employeur. Le consentement du salarié est ici requis. Le consentement doit être libre, spécifique et éclairé, et un salarié ne doit pas être désavantagé en cas de refus.
Exemples :
Carnet d’adresses interne : Les photos sont utilisées pour améliorer la communication interne. Cela relève du « besoin d’avoir » et peut souvent être fondé sur un intérêt légitime. Page d’équipe du site Web : les photos des employés sont souvent considérées comme « agréables à avoir » et nécessitent une approbation préalable. Dans certains cas, un intérêt légitime peut s’appliquer. Photos de team building : Pour un usage interne, un intérêt légitime peut suffire. Une autorisation est généralement requise pour une utilisation externe. Faut-il supprimer les photos d’anciens employés après leur départ ?
Lorsqu’un employé quitte l’entreprise, toutes les données, y compris son nom, ses coordonnées, son poste et ses photographies individuelles, doivent être supprimées de tous les médias en ligne et hors ligne, sauf autorisation explicite pour une utilisation ultérieure. Cela évite des problèmes tels que l’utilisation de photos dans des campagnes marketing en cours. Si une entreprise souhaite continuer à utiliser les photos d’un ancien salarié, elle doit se limiter au strict nécessaire.
En résumé, les entreprises doivent examiner attentivement ce qui est nécessaire et quand le consentement est requis. Comme vous pouvez le constater, les entreprises doivent respecter de nombreuses règles. Une procédure de départ appropriée n’est certainement pas un luxe inutile.
Droits portrait : photos de groupe et photos portrait
Le RGPD protège donc les données personnelles des personnes, qui incluent bien entendu également les photos et autres images. À cela s’ajoute le droit au portrait, qui concerne spécifiquement le droit d’une personne de déterminer la manière dont son image est utilisée.
Il existe des règles différentes pour les photos de groupe et les photos de portrait. Les photos de groupe relèvent souvent d’un régime moins strict, surtout si les personnes ne sont pas reconnaissables individuellement. Les portraits photographiques, en revanche, nécessitent le plus souvent le consentement de la personne représentée.
Copyright du photographe
Outre les droits des sujets, vous devez également prendre en compte les droits d’auteur du photographe. Le photographe a le droit de déterminer la manière dont son œuvre est utilisée, sauf accord contraire dans un accord.
Assurez-vous donc de disposer des licences et autorisations nécessaires avant d’utiliser des photos.
Source : De Groote – De Man
