Si le travail juridique effectué par votre cabinet implique de nombreuses créations de documents, vous bénéficierez alors d’un logiciel d’automatisation des documents. Il facilite l’assemblage rapide et facile de documents en créant des modèles qui réduisent la saisie de données redondantes.
Historiquement, ce type de logiciel nécessitait un investissement de temps important et parfois même des compétences en codage, mais pas plus. Les progrès technologiques rapides ouvrent la voie à une rédaction de documents véritablement automatisée.
J’ai écrit pour la dernière fois sur les outils d’automatisation de documents destinés aux avocats il y a trois ans, et beaucoup de choses ont changé depuis. Au cours de ces années intermédiaires, des acquisitions stratégiques réalisées par des acteurs clés du marché des technologies juridiques ont permis à plusieurs éditeurs de logiciels de gestion de cabinets d’avocats d’incorporer ou d’intégrer étroitement des capacités améliorées d’automatisation des documents dans leurs plates-formes.
Cette période a également marqué le début de la prochaine étape de la technologie juridique, de nombreuses entreprises promettant d’introduire l’IA générative dans les fonctions de création et d’automatisation de documents en 2024. À mesure que ces changements se produiront, les capacités des logiciels d’assemblage de documents augmenteront, offrant ainsi aux cabinets d’avocats des solutions plus sophistiquées. des outils pour automatiser leurs processus de création de documents.
L’impact de ces changements est multiforme. Pour commencer, les capacités améliorées d’automatisation des documents résultant des acquisitions récentes permettent des intégrations plus transparentes de tâches de rédaction de documents complexes dans les flux de travail quotidiens. Cela signifie que les tâches qui nécessitaient autrefois une saisie manuelle importante peuvent désormais être automatisées plus efficacement, réduisant ainsi le temps consacré à la création de documents et permettant aux professionnels du droit de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et moins fastidieuses.
De plus, l’intégration de l’intelligence artificielle générative dans les outils logiciels juridiques dans les mois à venir représente plus que de simples améliorations marginales ; les capacités d’IA générative amélioreront fondamentalement le processus d’assemblage de documents. Étant donné que les outils basés sur l’IA sont programmés pour comprendre le contexte et les nuances du langage juridique, les documents peuvent être générés rapidement sans avoir besoin d’être édités et révisés en temps opportun. Ce développement réduira considérablement la courbe d’apprentissage ainsi que la saisie manuelle fastidieuse traditionnellement requise par les logiciels d’automatisation de documents.
Choisir un logiciel d’automatisation de documents
Ci-dessous, nous examinerons de nombreuses offres et capacités actuelles des logiciels d’automatisation de documents. Les outils abordés ne sont pas exhaustifs et il en existe d’autres sur le marché. L’objectif de cette mise à jour est de fournir aux décideurs des cabinets d’avocats les connaissances nécessaires pour prendre des décisions éclairées sur les outils logiciels qui répondront le mieux aux besoins de leurs cabinets dans ce paysage technologique juridique en évolution.
Notamment, de nombreuses entreprises évoquées ci-dessous ont annoncé leur intention de déployer des fonctionnalités d’IA générative sur leurs plates-formes, notamment des fonctionnalités permettant de rationaliser la création et l’automatisation de documents. Certains disposent déjà de ces fonctionnalités en version bêta, et d’autres les implémenteront dans un avenir proche. Gardez donc un œil sur les mises à jour des plateformes que vous choisissez, car la mise en œuvre de l’IA aura sans aucun doute un impact sur la création et l’assemblage de documents.
Avant de plonger dans le vif du sujet, il est essentiel de comprendre que les outils d’automatisation de documents décrits ci-dessous sont basés sur le cloud, ce qui signifie que toutes les données seront hébergées sur des serveurs appartenant à un tiers. Le devoir de compétence technologique vous oblige à examiner minutieusement le fournisseur de technologie qui hébergera et stockera vos données. Cette obligation éthique vous oblige à bien comprendre comment cette entreprise traitera les données ; où se trouvent les serveurs sur lesquels les données seront stockées ; qui y aura accès ; et comment et quand il sera sauvegardé, entre autres.
Dans cet esprit, examinons quelques outils d’automatisation de documents basés sur le cloud disponibles aujourd’hui pour les cabinets d’avocats. Souvent, vous constaterez que ces outils sont intégrés au système logiciel de gestion de cabinet d’avocats déjà utilisé par votre cabinet, mais vous pouvez également utiliser un logiciel autonome si vous recherchez un ensemble de fonctionnalités plus robustes ou même si vous envisagez un domaine de pratique. outils spécifiques.
Options d’automatisation des documents
Si votre cabinet a investi dans un logiciel de gestion de cabinet d’avocats, il y a de fortes chances que des outils d’automatisation des documents soient inclus dans la plateforme. Cette fonctionnalité est souvent incluse dans un niveau tarifaire plus élevé.
Par exemple, si votre cabinet utilise le logiciel de gestion de cabinet d’avocats Caret, une automatisation robuste des documents renforcée par HotDocs est disponible. HotDocs a été acquis par AbacusNext en novembre 2017, récemment rebaptisé Caret. Cette plate-forme offre des outils d’assemblage de documents pour les organisations et les cabinets d’avocats de toutes tailles, et l’automatisation avancée des documents est incluse dans l’Enterprise Advance Plan, qui commence à 139 $/utilisateur/mois lorsqu’il est facturé annuellement.
Un autre exemple est MyCase, qui a été acquis par AffiniPay en 2022. En 2021, MyCase a acquis le logiciel d’automatisation de documents Woodpecker et a ensuite ajouté ces fonctionnalités à la plateforme de gestion de cabinet d’avocats MyCase. Les fonctionnalités avancées d’automatisation des documents sont disponibles dans le niveau Avancé à 89 $/mois/utilisateur lorsqu’elles sont facturées annuellement.
La société de gestion de cabinet Clio propose également une fonctionnalité d’automatisation des documents résultant de son acquisition de Lawyaw en 2021. Plus tôt ce mois-ci, Lawyaw a été rebaptisée Clio Drafts et est disponible en tant que module complémentaire dans Clio du niveau Essentials au niveau Complete. Le tarif du niveau Essentials commence à 69 $/utilisateur/mois lorsqu’il est facturé annuellement, et le module complémentaire Clio Drafts constitue un coût supplémentaire dont le montant n’est pas divulgué sur le site Web.
De nombreux outils logiciels de gestion de cabinets de droit spécifiques à un domaine de pratique incluent également des fonctionnalités avancées d’automatisation des documents. Pour les avocats spécialisés en immigration, Docketwise, acquis par AffiniPay en 2022, comprend des formulaires d’immigration et des modèles automatisés. Le prix commence à 69 $/mois/utilisateur, facturé annuellement.
De même, NextChapter propose un logiciel de gestion de cabinet pour les avocats spécialisés en faillite qui comprend des formulaires guidés. Le prix annuel commence à 999 $ par an, qui comprend les formulaires de base et un module complémentaire de 500 $ pour accéder aux outils avancés de création de documents et d’automatisation.
Pour les avocats spécialisés dans les dommages corporels, CASEpeer, qui a été acquis par AffiniPay en 2021, comprend des modèles d’automatisation de documents pour les avocats spécialisés dans les dommages corporels dans tous les niveaux de tarification, à commencer par le niveau De base, qui coûte 69 $/utilisateur/mois.
Specifio est un logiciel qui automatise les demandes de brevet. Il convertit les pages des revendications en coques de demande de brevet. Le prix commence à 799 $/mois pour les avocats solos.
Un autre exemple est WealthCounsel, qui fournit un logiciel destiné aux avocats en planification successorale et aux avocats des personnes âgées. Il a été acquis par le logiciel juridique LEAP en 2022. Les niveaux d’adhésion Essential et Elder Law Professional incluent l’outil de rédaction de documents complet de base Wealth DocX. Les prix ne sont pas disponibles sur le site Web.
Enfin, il existe également des produits d’assemblage de documents autonomes. Si vous n’utilisez pas déjà un logiciel doté de fonctionnalités avancées d’automatisation des documents, ils pourraient constituer un bon choix pour votre entreprise.
Knackly en est un exemple. Grâce à Knackly, vous pouvez créer des formulaires d’admission de clients en ligne et automatiser d’autres types de création de documents. Le prix Knackly commence à 1 000 $ par an pour un maximum de quatre utilisateurs.
Une autre option autonome est Gavel, qui était auparavant connue sous le nom de Documate jusqu’à ce qu’un changement de nom ait lieu en 2023. Le prix commence avec le niveau Lite à 83 $/mois pour un seul utilisateur. Si plus d’une personne dans votre entreprise a besoin d’y accéder, vous devrez passer au plan Pro, qui comprend deux sièges Builder et trois sièges utilisateur organisationnels et coûte 290 $/mois.
Le ciel est la limite
Nous sommes au milieu d’une évolution technologique rapide qui se traduit par des logiciels d’automatisation de documents plus puissants. L’ajout de fonctionnalités avancées d’automatisation des documents aux plateformes de gestion de cabinet juridique déjà mises en place par votre cabinet en raison d’acquisitions et la disponibilité éventuelle de la technologie d’IA générative dans les outils logiciels juridiques représentent des étapes importantes. Ces avancées ont élargi les capacités des outils existants et établi une nouvelle norme en matière d’efficience et d’efficacité dans la création et la gestion de documents juridiques.
Ces outils offrent des solutions prometteuses pour rationaliser les opérations et améliorer la productivité. Les professionnels du droit doivent donc maintenir leurs compétences technologiques en restant au courant de ces évolutions. La raison? Les praticiens qui exploitent efficacement les dernières technologies d’automatisation des documents juridiques distingueront de plus en plus leurs cabinets des autres et se démarqueront dans le paysage juridique de plus en plus compétitif d’aujourd’hui.
Nicole Black est une avocate, auteure et journaliste basée à Rochester, New York, et elle est directrice principale de l’expertise en la matière et de la formation externe chez MyCase, une société qui propose des logiciels de gestion de cabinet juridique pour les petites entreprises. Elle est l’auteure de renommée nationale de Cloud Computing for Lawyers et co-auteur de Social Media for Lawyers: The Next Frontier, tous deux publiés par l’American Bar Association. Elle écrit des chroniques régulières pour ABAJournal.com et Above the Law, est l’auteur de centaines d’articles pour d’autres publications et prend régulièrement la parole lors de conférences sur l’intersection du droit et des technologies émergentes. Suivez-la sur X (anciennement Twitter) @nikiblack, ou elle peut être contactée à [email protected].
Cette chronique reflète les opinions de l’auteur et pas nécessairement celles de l’ABA Journal ou de l’American Bar Association.
