Dans le paysage en évolution rapide des opérations juridiques, le concept de « préparation » est devenu multiforme.
À l’horizon 2024 et au-delà, la préparation aux opérations juridiques englobe non seulement la préparation technologique, mais également la reconversion stratégique, l’adaptabilité culturelle et un état d’esprit tourné vers l’avenir.
Ici, nous explorons les éléments essentiels de la préparation qui définiront les équipes d’opérations juridiques performantes à l’avenir.
Adopter les avancées technologiques
L’intégration de l’IA générative (GAI) et d’autres technologies avancées dans les opérations juridiques n’est plus facultative : c’est une nécessité.
Cependant, comme nous l’avons vu, une adoption rapide sans préparation adéquate peut conduire à des technologies sous-utilisées et à des attentes non satisfaites.
Les services juridiques doivent jeter les bases d’une utilisation gérée de GAI afin d’augmenter la productivité sans encourir de risques inutiles.
Requalification stratégique
L’une des erreurs les plus critiques des premiers utilisateurs est de ne pas accorder suffisamment d’attention à une stratégie globale de requalification.
Pour exploiter pleinement le potentiel de l’IA, les organisations juridiques doivent se concentrer sur la requalification stratégique des employés, leur permettant de comprendre de nouvelles façons de travailler avec ces outils transformateurs. Cela implique non seulement une formation sur les fonctionnalités techniques, mais aussi sur les applications pratiques dans le travail juridique quotidien.
La requalification stratégique doit commencer par des outils d’IA simples d’utilisation et peu coûteux qui permettent aux employés d’explorer et d’expérimenter. Encourager l’expérimentation en créant des « outils d’IA jetables » pour des projets spécifiques aide les employés à identifier les applications utiles de l’IA dans leurs tâches quotidiennes sans la pression d’une mise en œuvre permanente.
Un programme pilote avec un groupe d’adoption précoce peut également être bénéfique, car les membres les plus enthousiastes du groupe peuvent être les premiers à suivre le processus de reconversion, en tirant parti de leur enthousiasme et de leurs gains de productivité pour motiver les autres.
Une fois que l’équipe juridique est compétente, l’extension des outils d’IA à l’échelle de l’organisation via des plateformes comme Slack ou Teams garantit une utilisation et une intégration plus larges dans les flux de travail quotidiens.
Adaptabilité culturelle
Être prêt signifie également favoriser une culture qui accueille le changement et l’innovation.
Le secteur juridique est traditionnellement lent à adopter les nouvelles technologies en raison de sa nature qui repose sur des précédents et des cadres établis. Pour surmonter cette résistance, il faut changer de mentalité et créer un environnement où l’apprentissage et l’adaptation continus sont valorisés.
En établissant des parallèles avec les promesses faites par les technologies de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ces dernières années, il devient évident que la préparation transcende toute solution technologique unique.
La technologie CLM promettait de révolutionner la gestion des contrats en simplifiant les processus, en améliorant la conformité et en réduisant les coûts. Si bon nombre de ces promesses ont été tenues, la valeur réelle a été débloquée par les organisations qui étaient culturellement prêtes à adopter les changements apportés par ces outils.
Cette préparation impliquait non seulement la mise en œuvre de la technologie, mais également la promotion d’une culture favorisant l’amélioration continue, l’adaptabilité et la résolution proactive des problèmes.
De même, le succès de l’IAG et d’autres technologies avancées dans les opérations juridiques ne dépend pas uniquement de la technologie elle-même.
L’adaptabilité culturelle reste une pierre angulaire de la préparation, garantissant que l’organisation peut pivoter et évoluer avec les avancées technologiques. Les équipes des opérations juridiques doivent cultiver un environnement où l’innovation est encouragée et où les employés sont habilités à explorer de nouveaux outils et méthodologies sans crainte d’échec.
Alignement avec les objectifs commerciaux
Pour que la préparation soit efficace, elle doit être alignée sur les objectifs stratégiques plus larges de l’organisation. Cet alignement garantit que les compétences développées et les technologies adoptées s’appliquent directement aux tâches et aux défis de l’organisation.
Dans le secteur juridique, cela signifie identifier comment GAI peut améliorer les pratiques juridiques et adapter les programmes de reconversion pour soutenir ces applications.
Un alignement efficace nécessite de communiquer avec la direction dans une langue qu’elle comprend et dans les domaines qui l’intéressent le plus.
Les professionnels des opérations juridiques doivent s’efforcer de démontrer comment l’IAG et d’autres avancées technologiques peuvent stimuler la croissance de l’entreprise, optimiser les coûts et améliorer l’efficacité. Les opérations juridiques peuvent obtenir l’adhésion nécessaire de la haute direction en présentant des analyses de retour sur investissement claires et basées sur des données et en alignant les initiatives sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Lors de la communication avec la haute direction, il est essentiel de souligner l’impact des changements proposés sur les résultats, l’amélioration du positionnement concurrentiel et l’atténuation des risques.
Utilisez des indicateurs commerciaux qui trouvent un écho auprès des dirigeants, tels que les économies de coûts, les gains d’efficacité et l’amélioration de la conformité.
Par exemple, il peut être convaincant d’illustrer comment l’automatisation des tâches juridiques de routine avec GAI peut permettre aux avocats de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, augmentant ainsi la productivité globale et réduisant les dépenses juridiques.
Étapes pratiques de mise en œuvre
Pour intégrer efficacement ces avancées et cultiver la préparation, les équipes d’opérations juridiques doivent développer une stratégie globale en collaboration avec la direction juridique qui s’aligne sur les objectifs de l’entreprise et sa tolérance au risque.
Il est essentiel de procéder à une analyse de la charge de travail pour comprendre quelles tâches sont effectuées par le service juridique et devraient être effectuées par une autre fonction, ainsi que pour identifier les possibilités d’amélioration et d’automatisation des processus. L’exploitation de programmes pilotes pour tester la viabilité des ressources proposées peut fournir des données tangibles sur leur efficacité, ce qui plaide en faveur d’une mise en œuvre plus large.
Une communication efficace est essentielle tout au long de ce processus.
Formuler les demandes de ressources de manière claire et concise et mettre l’accent sur les avantages pour l’ensemble de l’organisation peut contribuer à obtenir l’adhésion des parties prenantes. Des mises à jour régulières sur les progrès et l’impact garantissent également un soutien et un engagement continus.
De plus, rester informé des tendances en matière de technologie juridique permet aux équipes d’opérations juridiques de préconiser des solutions de pointe qui offrent des gains d’efficacité et des améliorations substantielles, garantissant ainsi qu’elles restent à la pointe des avancées en matière de technologie juridique.
Cas d’utilisation de démarrage simples pour l’intégration de GAI
Présenter GAI aux employés à travers des cas d’utilisation simples peut considérablement améliorer leur aisance et leur maîtrise de la technologie. Cela leur permet d’améliorer leurs compétences et de constater des avantages immédiats sans se sentir dépassés.
Par exemple, le brainstorming sur la planification des réunions peut aider à générer des idées et des ordres du jour, en s’assurant que tous les points pertinents sont couverts. La synthèse de longs rapports d’analyse comparative peut mettre en évidence des informations et des indicateurs clés tout en extrayant des clauses et des termes contractuels importants, ce qui rend la révision et la gestion des documents juridiques plus efficaces. L’automatisation des FAQ sur les politiques et les procédures peut réduire les demandes répétitives et libérer du temps pour le personnel, et la rédaction d’objectifs et de résultats clés (OKR) peut aider à définir des objectifs clairs et atteignables basés sur les données de performance de l’entreprise.
Conclusion
Le potentiel de GAI pour révolutionner le secteur juridique est indéniable, mais la réalisation de ce potentiel nécessite une approche stratégique.
Les équipes chargées des opérations juridiques peuvent réaliser des gains significatifs en donnant la priorité à la requalification, en favorisant une culture d’adaptabilité et en s’alignant sur les objectifs de l’entreprise. Le chemin vers une intégration efficace de l’IA commence par de petites étapes faciles à gérer et un engagement envers l’apprentissage et l’adaptation continus.
Dans un paysage juridique en constante évolution, être prêt signifie être prêt à adopter de nouvelles technologies, à améliorer continuellement les processus et à former une main-d’œuvre capable d’exploiter pleinement ces avancées. À l’horizon 2024 et au-delà, les équipes d’opérations juridiques qui accordent la priorité à ces aspects seront bien placées pour prospérer.
Stéphanie Corey est co-fondateur et PDG d’UpLevel Ops. Stéphanie Elle a également cofondé LINK (Legal Innovators Network), une organisation d’opérations juridiques exclusivement destinée aux professionnels expérimentés en interne. Elle a précédemment fondé l’organisation professionnelle d’opérations juridiques CLOC (Corporate Legal Operations Consortium) et en est un ancien membre exécutif. N’hésitez pas à la contacter et à vous connecter avec elle sur LinkedIn.
