L’un des développements les plus récents dans la profession juridique est l’introduction de la salle d’audience virtuelle. Même si les comparutions téléphoniques sont courantes depuis de nombreuses années, la pandémie de COVID-19 a marqué le début d’une nouvelle ère pour les procédures judiciaires impliquant des participants à distance. Désormais, de nombreuses salles d’audience autorisent la vidéoconférence et d’autres mécanismes permettant aux avocats de comparaître virtuellement.
Alors, qu’est-ce qu’une salle d’audience virtuelle exactement et pourquoi les avocats les accueilleraient-ils ? Quelle technologie est nécessaire pour faire fonctionner les procédures judiciaires virtuelles ? Et quelles sont les bonnes pratiques pour les avocats qui font des comparutions virtuelles ? Nous répondons à ces questions dans le guide suivant.
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Qu’est-ce qu’une salle d’audience virtuelle ?
Une salle d’audience virtuelle est une salle dans laquelle une procédure judiciaire nécessitant la présence d’un juge, comme un procès ou une audience, se déroule avec un ou plusieurs participants comparaissant à distance. Lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé, il y a eu une ruée nationale vers les audiences virtuelles, même les procès devant jury se sont déroulés virtuellement. De nombreux tribunaux ont conservé les comparutions virtuelles comme option, même après la fin de la pandémie.
Dans la forme la plus extrême de salle d’audience virtuelle, tous les participants comparaissent par vidéoconférence, le juge et tous les avocats étant situés à différents endroits. Les témoins et jurés peuvent également participer à distance, selon les circonstances. Alternativement, un tribunal pourrait avoir un arrangement hybride, avec certains participants comparaissant en personne et d’autres à distance.
Avantages des salles d’audience virtuelles
Les procédures judiciaires virtuelles ont permis à de nombreuses procédures judiciaires de se dérouler pendant la pandémie de COVID, mais elles présentent encore de nombreux avantages, même si la pandémie a reculé.
Accessibilité améliorée
La capacité d’un avocat à comparaître en personne devant le tribunal peut être gravement limitée s’il vit dans une région différente, voire hors de l’État. Cela est encore plus vrai pour les laïcs. Les salles d’audience virtuelles réduisent les taux de défaut de comparution pour les non-avocats, tout en permettant aux avocats d’exercer efficacement dans différentes zones géographiques.
Gains de temps et d’argent pour les professionnels du droit
Le temps de déplacement, les dépenses et la logistique peuvent constituer des obstacles majeurs à toute comparution devant le tribunal, en particulier dans les palais de justice éloignés. Avec les comparutions virtuelles devant le tribunal, les avocats n’ont désormais besoin que d’une connexion Internet sécurisée, d’une technologie fiable et d’un endroit calme pour s’asseoir pendant l’audience.
Améliorer la sécurité et la confidentialité
Les procédures judiciaires virtuelles peuvent améliorer la sécurité et la confidentialité car, contrairement aux salles d’audience traditionnelles, elles peuvent facilement être fermées au public. Pour des affaires telles que les affaires de violence domestique, les comparutions à distance devant le tribunal peuvent répondre à des préoccupations légitimes en matière de sécurité des participants.
Documentation efficace
Les audiences virtuelles peuvent être transcrites aussi facilement que les audiences en personne. Mieux encore, les débats virtuels peuvent être enregistrés, comme cela peut être le cas pour n’importe quelle session de vidéoconférence. Les parties peuvent généralement demander des copies de ces enregistrements au tribunal et les sauvegarder sur leurs propres appareils. Ces enregistrements peuvent compléter la transcription à des fins de révision, permettant au téléspectateur de noter non seulement le contenu du témoignage, mais également la manière dont il a été livré.
Avantages logistiques pour les tribunaux
En automatisant de nombreux processus impliqués dans les audiences judiciaires, le tribunal virtuel permet d’économiser du temps, des efforts et de la frustration pour le personnel judiciaire qui est déjà suffisamment occupé. En tant que professionnel du droit, cela vous facilitera également la vie, puisque vous traitez souvent avec ce personnel judiciaire concernant diverses demandes et accommodements.
Les défis des salles d’audience virtuelles
Alors que les salles d’audience virtuelles présentent de nombreux avantagesil est préférable d’être également conscient des inconvénients potentiels.
Problèmes techniques
Dans toute procédure dépendant du numérique, il y aura forcément quelques ratés. Ceux-ci peuvent provenir de problèmes basiques comme des dysfonctionnements informatiques ou des mauvaises connexions internet.
Ajoutez à cela la possibilité que les participants ne soient pas familiers avec le logiciel ou l’équipement requis, et il est facile de voir comment des problèmes pourraient survenir. Le personnel du tribunal doit être prêt à aider à tout dépannage nécessaire, et les participants doivent s’assurer qu’ils sont à l’aise pour opérer sur la plateforme requise.
Problèmes de sécurité et de confidentialité
Lorsqu’un témoin comparaît à distance, il peut être difficile (voire impossible) de savoir si quelqu’un d’autre se trouve dans la même pièce. Cela soulève la possibilité que le témoin soit coaché ou assisté. Vous pourriez même demander à un futur témoin d’écouter le témoignage, alors que ce même témoin ne serait pas autorisé à assister à une audience en personne.
Les audiences virtuelles posent également la cyber-sécurité problèmes, tels que le piratage informatique ou l’accès non autorisé aux procédures. Les tribunaux doivent également veiller à ce que leur technologie soit de premier ordre en matière de sécurité.
Difficultés de présentation et de communication en ligne
Alors que notre société est de plus en plus à l’aise avec vidéo conférence, il y a encore une différence avec les interactions en personne. Le langage corporel et autres signaux non verbaux sont souvent plus difficiles à observer sur un écran. Il existe également un risque de malentendu, surtout si des difficultés techniques surviennent, comme un écran gelé ou une coupure audio d’un participant.
Technologie des salles d’audience virtuelles
La vidéoconférence est la technologie la plus essentielle pour mener des procédures judiciaires virtuelles. Les participants doivent également pouvoir partager des documents pendant la procédure, peut-être même déposer des documents par voie électronique auprès du tribunal.
Enfin, les débats devront être transcrits et enregistrés. Nous explorons ci-dessous chacune de ces facettes de la technologie des salles d’audience virtuelles.
Vidéo conférence
La plupart des outils de visioconférence les plus populaires fonctionnent efficacement pour les procédures judiciaires virtuelles. Que la plateforme soit Zoom, Google Rencontreou Équipes Microsoft, ces outils possèdent toutes les fonctionnalités nécessaires pour accomplir la plupart des tâches de base requises pour les audiences à distance. Il existe également des plateformes de tribunaux virtuels plus spécialisées offrant des capacités de vidéoconférence.
En plus de fournir un flux vidéo fiable, un outil de vidéoconférence de qualité doit gérer d’autres tâches pour des audiences efficaces. Par exemple, les sous-titres et les fonctionnalités d’interprétation peuvent aider les personnes malentendantes ou confrontées à des barrières linguistiques.
Le tribunal devrait avoir la possibilité de couper le son des participants, de mettre en évidence les bons orateurs et peut-être de permettre aux participants de signaler quand ils souhaitent parler (la fonction Zoom « Lever la main » en est un exemple).
Partage de documents et dépôt électronique
De nombreuses procédures judiciaires, en particulier les procès, nécessiteront le partage de documents en temps réel. Cela est particulièrement vrai pour les témoins qui authentifient des documents ou qui subissent un examen concernant ces documents. En conséquence, votre technologie de tribunal virtuel devrait inclure des fonctionnalités telles que le partage d’écran ou l’envoi de liens.
De plus, les avocats devront souvent déposer des documents auprès du tribunal pendant la procédure. Un exemple serait une requête en non-lieu déposée par un défendeur à la clôture du dossier du demandeur au procès. Voici où dépôt électronique peut permettre une participation continue à distance.
Transcription et enregistrement
Toute procédure judiciaire importante nécessitera une transcription par un sténographe judiciaire, et le tribunal virtuel ne fait pas exception. Les procédures virtuelles présentent également l’avantage supplémentaire d’un enregistrement vidéo facile. Les audiences vidéo permettent aux sténographes judiciaires d’assister plus facilement à l’audience, tandis que les enregistrements vidéo fournissent à toutes les parties des sauvegardes pour les transcriptions judiciaires.
Services de sténographie judiciaire tels que Sténodisponible via le Répertoire des applications Cliosont habitués aux procédures virtuelles et peuvent effectuer les tâches spécialisées nécessaires à leur transcription réussie.
Meilleures pratiques pour les procédures en salle d’audience virtuelle
Même si les procédures judiciaires virtuelles ont tendance à se dérouler sans problème, il existe certaines bonnes pratiques importantes à retenir si un avocat est habitué aux audiences en personne uniquement.
Comprendre le fonctionnement des audiences virtuelles
Avant une audience virtuelle, les avocats recevront généralement un numéro de téléphone ou un lien pour accéder à l’audience. Vous aurez besoin d’une connexion Internet fiable et sécurisée, ainsi que d’un accès à la plateforme de vidéoconférence requise. Vous devrez également généralement fournir un numéro de téléphone et une adresse e-mail.
Préparez-vous pour votre comparution virtuelle devant le tribunal
En préparation de votre comparution virtuelle devant le tribunal, assurez-vous de consulter attentivement le site Web de votre tribunal local pour voir comment se déroulent les audiences. Vérifiez également les participants attendus, y compris ceux qui comparaîtront à distance ou en personne. L’objectif ici, comme dans toute procédure judiciaire, est de minimiser le nombre de mauvaises surprises.
Familiarisez-vous complètement avec tout logiciel de visioconférence que vous utiliserez, y compris des tests si nécessaire. Testez votre audio et votre caméra, tout en vous assurant que vous disposez d’une expérience d’aspect professionnel. Assurez-vous que l’appareil que vous utilisez est bien chargé ou qu’il est effectivement en charge pendant l’audience. Sachez utiliser les fonctionnalités de base telles que la mise en sourdine et le partage d’écran.
Utiliser une communication efficace et pratiquer une étiquette appropriée
Nous avons évoqué ci-dessus la difficulté de la communication en ligne, alors assurez-vous d’avoir réfléchi à ces difficultés. Cela signifie que si vous avez des mouvements de main qui accentuent vos commentaires, vous devez les rendre visibles à l’écran. Assurez-vous également de ne pas parler aux autres participants ni de faire du bruit lorsque vous ne parlez pas. Même si le juge aura généralement la possibilité de couper le son des participants, vous ne voulez pas qu’ils soient obligés d’utiliser cette option pour vous personnellement.
N’oubliez pas que les salles d’audience virtuelles sont conçues pour fonctionner comme n’importe quelle autre salle d’audience. Cela signifie que les avocats, leurs clients et les autres parties prenantes doivent se comporter comme s’ils comparaissaient dans une salle d’audience physique, et notamment s’habiller de manière appropriée.
Gérer les défis techniques et gérer le dépannage
Même si vous pouvez faire de votre mieux pour vous familiariser avec la technologie que vous utiliserez, nous savons tous que des problèmes techniques peuvent survenir dans le meilleur des cas. Par conséquent, assurez-vous d’avoir quelqu’un de votre bureau pour vous aider à résoudre les problèmes. Il est également utile de faire appel à des fournisseurs de technologie qui disposent d’une assistance immédiate pendant l’audience.
Même si les avocats devront généralement utiliser la technologie de vidéoconférence requise par le tribunal pour les comparutions virtuelles, ils peuvent s’assurer que la technologie de leur propre cabinet est à la hauteur. Cela peut signifier utiliser logiciel de gestion de cabinet qui a des intégrations avec diverses plates-formes de vidéoconférence, telles que L’intégration de Clio avec Zoom. Quelle que soit la technologie que vous préférez, assurez-vous de garder à l’esprit les meilleurs principes décrits ci-dessus afin que votre comparution virtuelle devant le tribunal soit un succès.
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Nous avons publié cet article de blog en mai 2024. Dernière mise à jour : 31 mai 2024.
Classé dans : Technologie
