Dans « Ready, Set, Scale », Karen et David Skinner vous aident à préparer votre cabinet à la croissance que vous souhaitez grâce à des systèmes qui vous font gagner du temps. Téléchargez le guide complet.
Lorsque votre entreprise connaît une explosion de croissance, vous vous dites probablement : « Enfin ! C’est le moment que j’attendais. Mais cet enthousiasme se transforme rapidement en frustration lorsque vous découvrez que vos systèmes actuels ne peuvent plus gérer de travail.
Au lieu de profiter de nouvelles opportunités et d’un plus grand succès, voici ce qui se passe réellement :
Vous travaillez de longues heures pour accomplir tout ce nouveau travail. Mais parce que vous êtes fatigué, votre efficacité diminue. Ce qui signifie que vous ne pouvez pas livrer à temps, malgré tous vos efforts. Vos clients sont alors frustrés par la lenteur des réponses et les retards inattendus. Alors baissez simplement la tête et travaillez plus dur. (C’est un cercle vicieux, n’est-ce pas ?) Et en plus de tout cela, vous êtes trop occupé pour développer de nouvelles affaires. Lorsque le travail est terminé et que vous recherchez enfin, aucun nouveau fichier n’arrive.
Semble familier? Nous appelons cela le cycle des fêtes ou de la famine.
Pour mettre fin au cycle, équilibrer votre charge de travail et garantir de ne pas vous épuiser, vous avez besoin de systèmes conçus pour soutenir la croissance.
Prêt, prêt, évolutif : comment configurer les systèmes dont vous avez besoin pour vous développer
Bienvenue dans le premier de notre série sur la façon de mettre en place des systèmes de croissance.
Qu’entendons-nous par systèmes ?
Vous pensez peut-être à la technologie juridique, mais les systèmes sont bien plus que de la technologie. Pour nos besoins, les systèmes sont des combinaisons optimisées de personnes, de processus et de technologies qui vous permettent d’accomplir les tâches de votre cabinet de manière efficace et efficiente.
Dans cette série, nous aborderons ce dont vous avez besoin pour préparer votre cabinet à la croissance que vous souhaitez, en commençant par cet article sur la façon dont les systèmes alimentent la croissance et pourquoi vous devez investir du temps dans leur création, même lorsque vous êtes occupé.
Se préparer à la croissance… même lorsque vous êtes occupé
Vous ne pouvez pas faire évoluer l’activité de votre cabinet d’avocats sans systèmes, mais lorsque vous travaillez à longueur d’heure, vous pouvez avoir l’impression que cela ne vaut pas la peine d’investir du temps pour créer ces systèmes. Mais c’est le cas, et voici pourquoi.
Les systèmes permettent de gagner du temps
Si vous ne disposez pas d’un système ou d’un processus pour quelque chose que vous faites plus d’une fois, vous perdez du temps et laissez de l’argent sur la table.
Sans système, les tâches prennent plus de temps qu’elles ne le devraient. Vous ne vous souvenez peut-être pas exactement de la façon dont vous l’avez fait la dernière fois, vous perdez donc du temps à essayer de vous en souvenir ou vous faites une erreur et devez recommencer. Vous pouvez essayer de le déléguer à d’autres, mais sans processus à suivre, il faut trop de temps pour expliquer quoi faire. Les gens vous interrompent avec des questions ou vous renvoient un travail de mauvaise qualité, vous passez donc du temps à le corriger. Tout cela représente du temps, de l’énergie et des efforts que vous pourriez mieux utiliser (comme le développement commercial, un travail à plus forte valeur ajoutée ou simplement rentrer chez vous plus tôt).
Les systèmes augmentent l’efficacité
L’efficacité consiste à avoir les bonnes personnes qui effectuent le bon travail, de la bonne manière, avec les bons outils.
Les systèmes vous permettent, à vous et à votre équipe, de terminer votre travail plus rapidement et de commettre moins d’erreurs, car le travail est standardisé et tout le monde sait exactement quoi faire ensuite. Les systèmes rendent également la délégation possible. Comment? Parce qu’un bon système comprend des procédures opérationnelles standard claires, ou SOP, qui fournissent aux utilisateurs tout ce dont ils ont besoin pour accomplir une tâche correctement par eux-mêmes, sans vous interrompre avec des questions ni vous rendre un travail de mauvaise qualité.
Les systèmes vous permettent de croître et d’évoluer
Les systèmes rendent la croissance possible.
De nombreux avocats consacrent moins de la moitié de leur journée à un travail facturable. Le reste est dépensé dans un travail administratif non facturable. Lorsque vous connaîtrez cette poussée de croissance vers laquelle vous travaillez, la mise en place de systèmes qui rationalisent les tâches administratives vous garantira plus de temps pour le nouveau travail facturable qui arrive. Et lorsque vous serez prêt à agrandir votre équipe, ayant des processus et des SOP clairs pour vos tâches commerciales et votre travail juridique vous permettront d’intégrer et de former rapidement de nouveaux membres de l’équipe, afin que vous puissiez déléguer efficacement les tâches juridiques et commerciales.
Tout cela vous permettra d’effectuer davantage de tâches à forte valeur ajoutée tout en ayant encore le temps de développer de nouvelles affaires. Vous pourrez enfin vous libérer du cycle des festins ou de la famine.
Mais revenons à l’éléphant dans la pièce : vous êtes déjà surmené et créer des systèmes prend du temps. L’investissement en vaudra-t-il la peine ?
La reponse courte est oui.
Voici un excellent tableau provenant de XKCD.com qui indique combien de temps vous pouvez investir, sur cinq ans, pour améliorer votre processus :
Lorsque vous êtes occupé, la clé est de commencer petit. Comme le dit James Clear dans « Atomic Habits », essayez d’améliorer votre pratique de seulement 1 % chaque jour.
Image © iStockPhoto.co
Fatigué du cycle « festin ou famine » ?
Téléchargez « Ready, Set, Scale » et découvrez comment configurer les systèmes dont vous avez besoin pour vous développer.
* Créer des processus et des SOPS* Automatiser les flux de travail clés* Apprenez quoi déléguer et à qui
