Les cabinets doivent investir dans un système de gestion des cabinets d’avocats (LPMS) doté d’outils robustes de création et de gestion de documents pour passer du chaos actuel à un avenir de flux de travail fluides.
CosmoLex sait que les documents sont l’élément vital d’un avocat
Presque tout ce que nous faisons en tant qu’avocats et professionnels du droit est consigné dans un document. Un plan successoral donne lieu à des procurations, des testaments, des directives en matière de soins de santé et peut-être des fiducies. Le droit de la famille pourrait produire de nombreux documents liés à la séparation ou à la garde. Les médiateurs commémorent leurs résolutions dans des accords de règlement. Les avocats d’affaires rédigent tout, des dossiers d’entreprise de routine aux accords de fusion en passant par les documents de création de nouvelles entités. Et ce ne sont que quelques exemples !
CosmoLex fournit des fonctionnalités puissantes, intégrées à son LPMS leader du secteur, pour aider les avocats à stocker, créer et modifier des documents, où qu’ils travaillent. Trouvez rapidement les documents clients grâce à des structures de dossiers intuitives. Avec un accès mobile basé sur le cloud, récupérez et travaillez sur des fichiers depuis n’importe où, à l’aide d’appareils iPhone ou Android, offrant une accessibilité 24h/24 et 7j/7.
Un stockage rationalisé qui fonctionne à votre manière
CosmoLex propose aux entreprises deux approches de stockage de documents.
Stockage intégré
CosmoLex offre à chaque entreprise un stockage illimité dans le cadre de son abonnement. Vous accédez facilement à ce stockage natif depuis le tableau de bord d’un sujet, en cliquant sur l’onglet Documents, ou via le panneau de navigation de gauche en cliquant sur Documents. Les utilisateurs peuvent ajouter des documents à CosmoLex ou les télécharger sur leur ordinateur via le navigateur Web, y compris la fonctionnalité glisser-déposer. Bien que le stockage soit illimité, les fichiers individuels sont limités à 100 Mo par fichier.
Stockage des partenaires d’intégration
CosmoLex prend en charge les connexions à plusieurs solutions de stockage de documents de sociétés tierces, notamment Box, Dropbox, Google, LexShare, Microsoft et NetDocuments. Les avantages de cette approche comprennent :
accès aux fichiers de bureau (généralement) au lieu du téléchargement et du téléchargement via un navigateur ; et une limite de taille de fichier plus élevée (généralement bien supérieure à 100 Mo), ce qui en fait une meilleure solution pour les vidéos ou autres fichiers volumineux.
Les limites de cette approche comprennent :
le coût du stockage externe ; et la nécessité de gérer le partage de documents et les autorisations séparément de CosmoLex.
Quelle que soit l’option privilégiée par votre entreprise, CosmoLex vous offre une expérience de gestion de documents de premier ordre dans l’application.
Créez rapidement des documents à partir de vos modèles
CosmoLex accélère la création de documents en rationalisant vos flux de travail d’assemblage de documents. Créez des modèles originaux, tels que du papier à en-tête, des lettres de motivation, ainsi que des documents complets, simples et complexes. Concevez chaque document une fois dans Microsoft Word. Téléchargez ensuite les champs fusionnés du sujet depuis votre base de données, ajoutez les éléments pertinents à votre modèle de document et téléchargez-le sur CosmoLex. La création d’un document spécifique à un sujet ou à un contact devient une simple affaire de pointer-cliquer avec les modèles CosmoLex.
Partagez et envoyez des documents en toute sécurité pour la signature électronique
Des mesures de sécurité robustes, notamment des autorisations au niveau du dossier et des paramètres de privilèges, garantissent que seuls les membres autorisés de l’équipe accèdent aux dossiers sensibles.
Partagez rapidement et simplement des documents via le portail client CosmoLex, quel que soit votre choix de stockage, en cliquant sur les trois points à droite du nom d’un document.
Détendez-vous, sachant que la confidentialité et la sécurité sont au cœur de CosmoLex. Les clients ne peuvent accéder qu’aux documents qui leur appartiennent et ne disposent pas d’autorisations de modification. Si nécessaire, vous pouvez révoquer l’accès à un seul élément, à un groupe d’éléments ou même à l’ensemble du portail.
En plus de faciliter l’échange de documents, CosmoLex facilite l’exécution des documents. Partagez sans effort des documents et collectez des signatures électroniques à l’aide de LexShare et LexSign, entièrement intégrés à Outlook pour des interactions client fluides.
Commencez rapidement à servir vos clients dès aujourd’hui
Profitez de la rapidité, de la commodité et de l’efficacité que CosmoLex apporte à la création, à la révision et au stockage de vos documents. Des options de stockage aux modèles à utilisation rapide, en passant par le partage de documents et bien plus encore, CosmoLex aide votre entreprise à gérer les documents sans effort, sans parler de ses nombreuses autres excellentes fonctionnalités LPMS. Visitez le site Web CosmoLex pour en savoir plus et planifier une démonstration dès aujourd’hui.
Dernière mise à jour le 1er novembre 2024
