Auteur: Luk Cassimon (Monard Law)
Les agences de travail intérimaire peuvent également bénéficier de l’exonération du paiement du précompte professionnel pour le travail posté et de nuit pour les intérimaires employés par des clients utilisateurs. Pour cela, ils doivent avoir l’accord du client-usager depuis octobre 2022, et depuis janvier 2023 l’accord doit avoir été obtenu « selon les modalités déterminées par le Roi ». L’arrêté royal du 16 septembre 2024 fixe désormais les conditions que doit remplir l’accord. Et cet accord a aussi des conséquences pour les entreprises qui emploient des intérimaires. Entrée en vigueur : janvier 2025.
De quoi s’agit-il ?
Les entreprises qui effectuent du travail posté ou de nuit (aussi bien en travail posté régulier qu’en continu ou pour des travaux immobiliers) peuvent bénéficier d’une exonération du paiement du précompte mobilier. Ces exonérations sont soumises à des conditions strictes (art. 275/5 WIB92).
Les agences pour l’emploi qui emploient des travailleurs intérimaires dans des entreprises travaillant par équipes ou de nuit peuvent également appliquer cette exonération à ces travailleurs intérimaires.
Mais afin de démontrer que toutes les conditions de candidature sont remplies (par exemple, quelles sont les équipes consécutives, de combien de personnes sont composées les équipes, etc.), l’agence de travail temporaire doit contacter le client-utilisateur. En pratique, cela s’est avéré être un point délicat lors des inspections. C’est pourquoi la loi a été modifiée il y a quelque temps et depuis octobre 2022, il est exigé que l’agence pour l’emploi reçoive l’accord du client-utilisateur pour que l’exonération puisse être appliquée.
Mais dans la pratique, il semble y avoir de nombreuses différences entre les accords demandés par les agences de travail temporaire (par exemple, existait-il une clause d’indemnisation pour d’éventuels recouvrements, jusqu’où s’étendait l’obligation de coopérer). Afin d’assurer des règles du jeu équitables, il a été précisé que l’accord doit être obtenu de la manière déterminée par le Roi. Le pouvoir fut donc délégué au Roi pour déterminer les conditions que doit remplir l’accord.
Et le Roi a déterminé ces conditions par arrêté royal du 16 septembre 2024. Cet arrêté royal a été publié au Moniteur belge du 23 septembre 2024 et s’applique aux rémunérations versées ou attribuées à partir de janvier 2025.
Arrêté royal du 16 septembre 2024 : conditions particulières pour les agences de travail temporaire
Le Rapport au Roi précise que l’arrêté royal vise à « garantir que l’agence pour l’emploi s’est assurée sans équivoque que toutes les conditions de candidature (…) sont remplies ». L’intention est de garantir, à travers “un cadre contractuel bien développé”, que la déclaration du client-utilisateur ait les mêmes conséquences qu’une déclaration fiscale, et que le client-utilisateur puisse donc être tenu contractuellement responsable s’il a déclaré à tort que toutes les conditions de candidature étaient remplies.
Et même si les mêmes conditions s’appliquent à toutes les agences pour l’emploi, la manière dont le cadre contractuel est mis en œuvre n’est pas uniforme. Les agences de travail temporaire doivent donc décider elles-mêmes de la meilleure manière d’adapter leurs processus internes.
Ces conditions particulières pour les agences de travail intérimaire impliquent que l’agence de travail intérimaire et le client-utilisateur concluent un accord écrit dans lequel sont expliqués le processus et la manière dont la preuve sera apportée. Il peut s’agir d’un accord séparé, mais également dans le cadre d’un accord commercial ou des conditions générales.
Cet accord doit contenir les éléments suivants :
Confirmation du travail posté par le client-utilisateur
Le client-utilisateur doit établir une déclaration démontrant sans équivoque que l’intérimaire a effectivement effectué un travail posté ou de nuit (y compris un travail à temps plein ou un travail à l’état immobilier) et qui confirme que le client-utilisateur est en mesure de fournir les pièces justificatives nécessaires.
La déclaration doit également indiquer le type de travail (travail posté normal, travail continu, travail en condition immobilière, travail de nuit ou emploi dans le système maritime).
Confirmation avec variante bis
Si le client-utilisateur applique la variante bis, le pourcentage d’écart de taille doit également être communiqué.
Méthode par laquelle l’accord peut être démontré
Cet accord doit également préciser comment l’agence de travail temporaire peut démontrer par écrit et sans ambiguïté l’existence et l’époque de la déclaration du client-utilisateur.
La manière dont ces preuves doivent être fournies n’est pas précisée. L’agence de travail temporaire est donc libre de le faire. Le Rapport au Roi fait notamment référence à une facture (non contestée) avec une facturation séparée de prestations telles que le travail posté ou de nuit ou la réalisation d’une déclaration de performance distincte par le client-utilisateur.
L’explication peut même être donnée implicitement. Mais dans un tel cas, il doit être clairement indiqué dans quel délai et comment le client-utilisateur peut contester la déclaration. Il convient également de préciser que l’acceptation tacite implique que le client-utilisateur doit pouvoir apporter la preuve que les conditions d’application sont remplies.
Dans tous les cas, il doit exister un document écrit permettant de déterminer la date à laquelle le client-utilisateur a déclaré que toutes les conditions étaient remplies. Cette déclaration doit – selon une précision dans le Rapport au Roi – exister « avant de pouvoir servir de base à la demande de dérogation ». La date de la déclaration est donc également importante. Il convient de garder à l’esprit qu’une déclaration de retenue à la source doit en principe être déposée dans les 15 jours suivant l’attribution de la rémunération.
Coopération du client-utilisateur
L’accord doit également prévoir une obligation de coopération pour le client-utilisateur en apportant la preuve que l’intérimaire était bien employé en équipe ou de nuit.
Responsabilité du client-utilisateur
La responsabilité du client-utilisateur doit également être constatée si la preuve ne peut être apportée que l’intérimaire a été employé en équipe ou de nuit.
Entrée en vigueur : 1er janvier 2025
Les obligations s’appliquent aux rémunérations versées ou attribuées à compter du 1er janvier 2025.
Cela donne aux agences de travail temporaire le temps d’ajuster leur processus et de prendre les mesures nécessaires pour développer un processus adéquat. Mais étant donné que les agences de travail temporaire doivent décider elles-mêmes de la manière dont le cadre contractuel sera défini, du processus concret à suivre et doivent informer les clients utilisateurs, elles devront quand même prendre les mesures nécessaires à court terme.
Et le Rapport au Roi souligne encore que l’administration fiscale « au cas par cas [zal] vérifier si ce processus répond effectivement aux conditions et aux objectifs de la présente décision».
Conséquences pour le client-utilisateur ?
Et bien que le KB détermine principalement les conditions dans lesquelles l’agence de travail temporaire applique l’exonération, cela a également des conséquences importantes pour les clients utilisateurs.
Ils doivent prévoir une procédure interne dans laquelle les informations nécessaires sont communiquées à l’agence pour l’emploi en temps utile et doivent conserver les pièces justificatives nécessaires. Cela peut impliquer des formalités administratives supplémentaires, par exemple lorsque des déclarations de performances distinctes doivent être fournies à l’agence de travail temporaire. Et chaque agence pour l’emploi peut suivre une procédure différente dans la pratique.
S’il s’avère ultérieurement que le client-utilisateur ne peut pas apporter la preuve, il peut également être tenu responsable des dommages causés par l’agence de travail intérimaire.
Les clients-utilisateurs doivent donc également être vigilants quant aux obligations qu’ils contractent lorsqu’ils emploient des intérimaires et aux risques qui y sont associés.
Bron : Loi Monard
