Les procédures opérationnelles standard (SOP) sont des instructions détaillées, étape par étape, pour réaliser des tâches qui se produisent régulièrement dans votre cabinet. La création de SOP pour un cabinet d’avocats peut sembler intimidante au début, mais c’est un processus simple qui s’avère très rentable à long terme.
Nous disons souvent que si vous n’avez pas de processus pour tout ce que vous faites plus d’une fois dans votre pratique, vous perdez du temps et laissez de l’argent sur la table.
Sans processus écrit, même une tâche de routine peut prendre plus de temps qu’elle ne le devrait, surtout si vous ne l’effectuez pas souvent. Vous perdrez du temps à essayer de vous souvenir de ce que vous avez fait et vous risquez de faire des erreurs et de manquer des étapes. Mais le plus gros inconvénient ? Vous ne pourrez pas déléguer le travail rapidement et efficacement.
L’efficacité et la cohérence sont essentielles si vous souhaitez fournir des services juridiques de haute qualité, offrir une excellente expérience client et maintenir votre productivité. Disposer d’une bibliothèque complète de procédures opérationnelles standard (SOP) garantira que tous les membres de votre équipe savent exactement comment effectuer ces tâches correctement et efficacement.
Comment créer une procédure opérationnelle standard en cinq étapes
Commencez par sélectionner une tâche que vous ou votre équipe effectuez fréquemment. Il peut s’agir de n’importe quelle tâche, de la prise en charge des clients à la rédaction de documents en passant par les procédures de facturation. Nous vous recommandons de commencer par un processus commercial ou administratif qui se situe aux extrémités de votre pratique, c’est-à-dire un processus qui a lieu avant le début du travail juridique (comme la prise en charge) ou qui intervient une fois le travail juridique terminé (comme la facturation).
Une fois que vous avez choisi le processus ou la tâche, voici le processus que nous recommandons pour créer vos SOP :
1. Suivez ce que vous faites réellement.
La prochaine fois que vous aurez terminé la tâche, notez chaque étape que vous effectuez au fur et à mesure. Réfléchissez aux différents scénarios qui pourraient survenir et à la façon dont vous les gérez habituellement. L’idée est de capturer ce que vous faites réellement, au fur et à mesure que vous le faites.
2. Documentez les ressources que vous utilisez.
Indiquez les outils, ressources ou modèles spécifiques que vous utilisez à chaque étape. Indiquez tous les liens, noms et numéros de contact pertinents, ou toute autre ressource pouvant vous aider.
3. Testez le SOP
Une fois que vous avez votre ébauche, testez-la. La prochaine fois que vous effectuez le travail, suivez vous-même votre ébauche de procédure opérationnelle standard. Si vous pouvez la suivre à la lettre et obtenir le bon résultat, tant mieux. Sinon, modifiez-la. Ensuite, demandez à une personne qui ne connaît pas la tâche de suivre votre ébauche de procédure opérationnelle standard pour voir si elle peut la terminer sans avoir besoin d’instructions supplémentaires. Cette étape de test est essentielle pour identifier les lacunes ou les instructions peu claires.
4. Ajustez votre SOP
En fonction des commentaires reçus, peaufinez votre SOP. Assurez-vous qu’il est clair et complet afin que quiconque le suive puisse obtenir le bon résultat sans revenir vers vous avec des questions. Effectuez les ajustements nécessaires avant de passer à l’étape suivante.
5. Enseignez à vos délégués.
Si le travail doit être délégué à d’autres personnes, l’étape suivante consiste à enseigner le processus à la personne qui effectuera le travail à votre place. Votre procédure opérationnelle standard doit être assez explicite, mais cela vaut la peine d’investir quelques minutes supplémentaires pour vous assurer que ce qui vous semble clair et évident l’est également pour les personnes qui l’utilisent. Vous voulez non seulement qu’elles soient en mesure d’obtenir le bon résultat, mais vous voulez également qu’elles comprennent l’importance de suivre la procédure opérationnelle standard pour maintenir la cohérence et la qualité de leur travail. (Lire « Maîtriser la délégation dans le travail juridique »).
Infographie sur les procédures opérationnelles standard des cabinets d’avocats
Réviser et mettre à jour régulièrement
Les procédures opérationnelles standard ne sont pas des documents statiques. Les procédures évolueront au fur et à mesure que votre pratique évoluera. Révisez et mettez à jour régulièrement vos procédures opérationnelles standard pour tenir compte de tout changement dans les processus, la technologie ou la réglementation.
Pourquoi les SOP sont importantes
Disposer d’une bibliothèque de procédures opérationnelles normalisées bien tenue à jour est plus qu’un simple avantage. C’est essentiel pour le succès et la croissance de votre cabinet d’avocats. Voici pourquoi :
Cohérence et qualité. Les procédures opérationnelles normalisées garantissent que les tâches sont effectuées de manière cohérente dans l’ensemble de votre entreprise, réduisant ainsi le risque d’erreurs et préservant vos normes de qualité élevées. Efficacité. Des procédures claires et bien documentées permettent de gagner du temps en éliminant les incertitudes. Votre équipe peut effectuer les tâches plus rapidement et avec plus de confiance, libérant ainsi du temps pour des tâches plus complexes et à forte valeur ajoutée. Formation et intégration. Les procédures opérationnelles normalisées sont inestimables pour la formation des nouveaux membres de l’équipe. Elles fournissent une feuille de route claire sur la manière dont les choses doivent être faites, réduisant la courbe d’apprentissage et aidant les nouvelles recrues à devenir productives plus rapidement. Évolutivité. À mesure que votre entreprise se développe, la mise en place de procédures standardisées facilite l’évolution des opérations. Vous pouvez déléguer des tâches plus efficacement et vous assurer que même lorsque votre équipe s’agrandit, la qualité de vos services reste constante. Gestion des risques. Des procédures opérationnelles normalisées bien documentées aident à atténuer les risques en garantissant que tout le monde suit les procédures correctes, en particulier dans les domaines à enjeux élevés ou juridiquement sensibles de votre pratique.
Assurez-vous d’impliquer toute l’équipe
En créant une bibliothèque de procédures bien documentées, vous vous assurerez, ainsi qu’à votre cabinet, une réussite à long terme. Mais vous n’êtes pas obligé de toutes les créer vous-même ! La création et la maintenance de vos procédures opérationnelles standard nécessiteront certainement un investissement initial en temps et en efforts, mais elles peuvent être partagées. Encouragez votre équipe à suivre ce même processus pour créer des procédures opérationnelles standard pour leurs propres tâches et confiez leur maintenance à chacun.
N’oubliez pas que si votre « processus » n’existe que dans votre tête (ou dans celle d’une autre personne qui travaille pour vous), vous n’avez pas de processus. Vous ne pouvez pas assurer la relève lorsque vos collaborateurs sont absents ou lorsqu’ils partent. Vous ne pouvez pas déléguer à des ressources plus rentables. Et vous ne pouvez pas agrandir facilement votre équipe.
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Rejoignez-nous le 18 septembre pour une plongée en profondeur dans l’art de la création de SOP. Nous vous expliquerons notre cadre, vous fournirons nos meilleurs conseils pour rendre les SOP encore plus utiles et découvrirons comment l’IA peut accélérer le processus de rédaction.
Présenté par Gimbal.
Autres conseils d’amélioration des processus :
Karen Dunn Skinner et David Skinner aident les avocats et les professionnels du droit à créer des pratiques plus efficaces, productives et rentables. Ils sont les cofondateurs de Gimbal Lean Practice Management Advisors et des avocats comptant plus de 20 ans d’expérience chacun au Canada et en Europe. Ensemble, ils sont les conseillers mondiaux exclusifs en matière d’amélioration des processus juridiques auprès de l’International Institute of Legal Project Management. Ils écrivent et prennent régulièrement la parole, facilitent des projets d’amélioration des processus juridiques partout en Amérique du Nord et ont enseigné l’approche LeanLegal® de Gimbal à des milliers de professionnels du droit.
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